コスト＆スペース削減！デジタル化のメリット・デメリットは？
データの電子化が進み、複合機やスキャナーなどの紙ベースの読み取りが素早く簡単に行えるのが当たり前の時代になりました。
従来では、デジタル化をするために高価なスキャナーや複合機を購入する必要がありましたが、最近ではスマホやアプリの進化で、スマホでも手軽に電子化ができるようになりました。
その電子化したデータを使って仕事内容をデジタル化することで、より一層の効率化が期待できます。今回は、デジタル化する方法やメリット・デメリットを紹介していきたいと思います。
スキャンとは
まず、デジタル化する前にスキャンについて知っておく必要があります。
スキャンとは、紙ベースの書類をデジタルデータとして電子化するために紙を読み取ることを言います。PDFやJPEG等の拡張子ファイルとして保存することで、紙ベースと比べて、より幅の広い使用が期待できます。
スキャンやり方スマホで手軽にできる方法
高価なスキャナー機器と比べて、会社用や個人用のスマホでも一定以上のOSバージョンであれば、スキャンが可能です。手軽に電子化ができ、トリミングや編集の機能もついているものもあるので、操作に慣れる必要はありますが、特に難しい操作は不要となっています。
おすすめのスキャンアプリ
iPhoneの「メモ」アプリ
iPhoneのデフォルトアプリで、メモ内の書類をスキャンからスキャンができます！
スキャンしたい書類を、カメラを撮る要領でiPhoneをかざすと、自動で読み取り、PDFに変換してくれます。スキャン自体は数秒で完了し、データの四隅の角度等の編集も可能です。
「Evernote」アプリ
様々な用途として使用できる、Evernoteでもスキャンが可能です。追記事項等を追加してPDFに変換することもでき、どのデバイスからでも閲覧が可能なため、スキャン後のデータの使いやすさも抜群です。
デジタル化の５つのメリット
①スペースが確保できる
紙を印刷し、ファイルに綴じて保管しておくための場所が不要になります。データが増えた場合に、HDD等を利用したとしても机の範囲のスペースで大量の電子データを保管しておくことが可能です。
②コストの有効活用ができる
紙を印刷するためにかかるコストを削減できます。また、電子化したデータの自動化まですることができれば、手間が減って必要な仕事や作業の時間を最大限に使うことができます。
③クラウド保存でどこでも使用できる
クラウドに保存しておくことで、使用可能な拡張子ファイルであればデバイス関係なく、通信可能な場所であればどこからでもデータを使用することができます。
④一元管理ができる
関係のある書類ごとに管理することができるため、スムーズな仕事の引継ぎや部署間の差をなくすことができ、経営から現場まで正確な情報を把握することができます。
⑤共有が簡単になる
データのやりとりや相手とのタイミングを気にすることなくデータのリアルタイムな使用が可能になり、共有もより簡単に行うことができるようになります。
デジタル化の4つのデメリット
①手間がかかる
スマホでの電子化の場合、読み取る書類の量によっては手間や時間がかかる場合があります。また、自動化する場合は、プログラムの作成や運用などの手間が増えることになりますが、うまく運用できれば仕事の質は必ず変わってくると思います。
②整理ができていないと乱雑になる
ある程度のルールのもとで管理するようにしておかないと、データ量が増えて、後で整理することが難しくなってしまう可能性があります。
また複数人が使用する場合には、同じ保管方法にしておくことで、重複や紛失を防ぐことにもつながります。
③メンテナンスが必要になる
自動化した場合には、運用中の不具合の対応や定期的な見直しなどのメンテナンスが必要になります。そのため、知識を持った担当者の時間や手間が必要になります。
④デバイスやバージョンによって使用不可になる場合もある
使用するデバイスや、そのバージョンによっては電子化や自動化ができないこともあります。デジタル化する際には、使用可能かどうかを確認しておく必要があります。
まとめ
デジタル化することで、仕事の質や時間の使い方まで変わってくることが分かりました。スマホでスキャンができるようになったことで、書類に費やす時間が格段に減って仕事のしやすい環境やなりたい自分を目指すことも可能になるのではないでしょうか。気になる方は、名刺の管理から始めてみてはいかがでしょうか。
